STAP I: STRATEGY SCAN
Voordat we op zoek gaan partners om het kernidee te realiseren moeten we even terug naar de basis van de organisatie. Niet om alles overhoop te halen, maar om beter te begrijpen wie jullie zijn en waarom jullie doen wat jullie doen en willen wat jullie willen. Iedere organisatie heeft een doel en richting. Waar staat jullie organisatie voor; voor welke koers, waarden, maar ook uitdagingen. En belangrijk: voor welke zaken heb je andere partijen nodig omdat je die doelen niet alleen kan bereiken? Door het met jullie te hebben over de kern van jullie organisatie, kunnen we later in het proces beter op zoek en de match maken met partners die complementair zijn en hetzelfde nastreven. Deze stap voelt bij organisaties die ‘gewoon lekker aan de slag willen’ vaak als overbodig. Maar onze ervaring is dat wanneer deze stap wordt overgeslagen het huis van een partnership gebouwd wordt zonder te weten waar het fundament ligt.

STAP II: VALUE DEFENITION
Wat breng je aan de tafel in een samenwerkingsproject of partnership? Netwerk, geld, spullen, ‘brandvalue’, unieke kennis of zijn er nog meer zaken die een bepaalde waarde vertegenwoordigen? Veel organisaties – of ze nu in de culturele of commerciële sector opereren – weten niet precies welke waarde hun organisatie aan tafel brengt. Vaak weten ze evenmin waar een partner in een samenwerkingsproject echt naar op zoek is. Want de taal die verschillende organisaties spreken is vaak – letterlijk – heel verschillend. Het woord ‘brand value’ zegt de ene organisatie misschien wel iets, maar de ander weet totaal niet wat het betekent. Wij vertalen en zorgen voor wederzijds begrip. Met de ‘valuescan’ brengen we op een snelle manier in kaart wat jullie organisatie te bieden heeft in een partnership. Vaak veel meer dan je in eerste instantie denkt!

STAP III: PARTNERSHIPSCAN & SELECTION
We weten nu waar jullie organisatie voor staat en gaat. We weten wat jullie organisatie in te brengen heeft in een partnership en waar er behoefte aan is. Voordat er een nieuw partnership gesloten wordt is de volgende stap in het model om een partnershipscan te doen. Een scan op de huidige partnerships, maar ook een scan in de markt welke organisaties passen bij de waarden en behoeften van jullie organisatie. Deze scan leidt vaak tot het aanpassen van bestaande partnerships. Een enkele keer betekent het ook afscheid nemen van een of meer bestaande partners. Maar snoeien doet bloeien. Met de bestaande en nieuwe geselecteerde partners maken we afspraken om het plan wat er ligt door te nemen en kijken of we een partnership kunnen gaan sluiten`.

STAP IV: PARTNERSHIP STRATEGY
Deze fase vormt het hart van het maken van een partnership. In deze fase wordt de droom – de ‘zou het niet mooi zijn als’ gedachte – vertaald naar het papier. We maken een tekstueel en visueel beeld van wat het betekent als het idee gerealiseerd zou worden. Wat betekent dat, wie doen er mee, wie doet wat en wat is er nodig om dit te bereiken? Dit noemen wij de ‘Future Perfect’. Dit is het document waarmee we naar potentiele partners toestappen en het gesprek aangaan. Tijdens de gesprekken staat centraal: 1) Onderzoeken van de match op waarden van beide organisaties 2) Aftasten van de haalbaarheid en impact van het gewenste eindresultaat. 3) Benoemen en uitpluizen van wederzijdse en / of conflicterende belangen. 4) Grove check op beschikbare resources (geld, tijd en menskracht). Wanneer deze stap succesvol is, wordt na een vervolggesprek een high level agreement getekend door de beslissers van beide kanten en het team geformeerd dat het partnership verder gaat inkleuren.

STAP V: DETAILED PARTNERSHIP DESIGN
Als de vorige fase het hart van het partnership is, dan is deze fase te benoemen als ‘het hoofd en ruggengraat’ van het partnership. Hier krijgt het partnership een concrete vorm en wordt de droom doorgedacht. Hier wordt duidelijk op welke wijze de partnership wordt ingepast in bestaande processen en strategieën, de taken worden verdeeld, er worden samenwerkingsafspraken gemaakt, en vastgesteld hoe het ‘hoog-over’ doel in concrete KPI’s wordt vertaald. Wanneer deze fase niet goed wordt ingericht blijft het idee en de bijbehorende samenwerking een idee en gaat er niets gebeuren. Wat rest is dan frustratie en verspilde budgetten en tijd. En toch leert de ervaring dat in deze fase de meeste partnerships blijven steken. Top drie hobbels: 1) Ik heb geen tijd om aan het partnership te werken 2) Andere dingen zijn nu belangrijk…zegt mijn baas 3) Er is onvoldoende budget om het plan uit te voeren. Al deze zaken zijn herkenbaar, maar gelukkig ook vaak te voorkomen. De truc is om op het juiste niveau in de organisatie voldoende ruimte te creëren voor het slagen van een partnership. Het KTP framework brengt standaarden, duidelijke modellen en afspraken in om deze risico’s van tevoren te onderkennen te bespreken en daarmee te ondervangen.

STAP VI: IMPLEMENTATION & MANAGEMENT
Dit is de uitvoerfase. Vaak lopen in de praktijk fase V en VI door elkaar. Want het ijzer moet gesmeed worden als het heet is. En er is vaak haast. Er is momentum en dat moet gepakt worden. Terecht! Maar als je iets voor het eerst doet (en dat gebeurt vaak in deze rol) is haast niet echt handig. Daarom helpen we de partnershipmanager in deze fase vaak in de vorm van sparring en zijn we desgewenst aanwezig bij de eerste overleggen om het partnership daadwerkelijk te implementeren en op weg te helpen. Daarbij hebben we met name oog voor 1) Vaart in de uitvoer 2) Sfeer in het team. Dat laatste is een onderschat punt. Doordat de organisaties verschillende talen spreken en verschillende culturen hebben, liggen misverstanden op de loer. Het beste medicijn voor een goed functionerend ‘partnershipteam’ is dat ze het ultieme doel van het partnership eigen hebben gemaakt. Denk maar even aan John F. Kennedy die NASA Space Center bezocht en in een onderzoeksruimte een conciërge een bezem zag dragen. Hij liep ernaar toe en vroeg wat hij aan het doen was, waarop de conciërge antwoordde: ‘Mr President, I’m helping to put a man on the moon.’

STAP VII: EVALUATION
In stap V, bij het maken van het detailed partnershipdesign is deze stap VII ingebed: wanneer praten we met elkaar op welke niveaus (binnen en tussen de organisaties) of het goed gaat? Levert het partnership voor alle partijen wel voldoende op en hoe gaan we verder? In deze fase worden de overall doelstellingen en de KPI’s erbij gepakt en gekeken wat er beter kan, of het partnership geïntensiveerd of misschien wel beëindigd moet worden. In stap V detailed partnershipdesign zijn deze mogelijke stappen – zoals ook hoe beëindigen we op een nette manier een partnership –voorbereid.

STAP VIII: TRANSFORMATION
De voorgaande stap leidt tot stap VIII Transformation van het Partnership waarbij nieuwe afspraken gemaakt worden en de cirkel rond is. Want intern en extern zijn er vele factoren die in beweging zijn. Een flexibele mindset en de bereidheid om gaandeweg zaken te wijzigen zijn voor een succesvol partnership erg belangrijk.

23 september 2019   |  door Matthijs de Groot